Личный помощник руководителя, Секретариат

Имя

Дарья

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Химки

Заработная плата

от 150 000 руб.

График работы

Сменный график / Гибкий график / Подработка / Удаленная работа

Образование

Высшее

Опыт работы

12 лет 2 месяца

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

34 года   (23 июня 1991)

Опыт работы

Период работы

декабрь 2016 — по настоящее время   (8 лет 7 месяцев)

Должность

Специалист по делопроизводству

Компания

Ассоциация НП Совет рынка

Обязанности

Планирование рабочего дня начальника, ведение календаря встреч и мероприятий;

- Прием/отправка корреспонденции, организация курьерской доставки ;

- Подготовка документов и материалов, необходимые для работы начальника;

- Проверка документов, передаваемые начальнику на подпись, обеспечение их качественного редактирования;

- Прием и распределение звонков;

- Подготовка заседаний и совещаний, (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрации);

- Оформление протоколов заседаний и совещаний;

- Контроль работников по срокам выполнения указаний и поручений;

- Организация рабочих мест работникам необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;

- Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечение, сохранность, передача документов в архив;

- Подготовка командировок;

Период работы

январь 2023 — ноябрь 2023   (11 месяцев)

Должность

ВЕДУЩИЙ СПЕЦИАЛИСТ. ПРОТОКОЛЬНО-КООРДИНАЦИОННЫЙ ОТДЕЛ, АППАРАТ ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА

Компания

ООО "АЭРОМАКС"

Обязанности

Вела календарь руководителя, напоминала о встречах, координировала;

Организовывала офлайнонлайн встречизвонки, планерки;

Освобождала руководителя от рутинных задач (заботилась о времени и комфорте руководителя);

Вела протоколирование при необходимости;

Принимала звонки и отвечала на письма и обращения по корпоративной почте от лица руководителя;

Тревел-поддержка при необходимости;

Решала личные и иные задачи руководителя;

Заказывала продукты, подарки и принадлежности для офиса;

Обеспечивала жизнедеятельность приемной руководителя (в том числе, поддерживала порядок в кабинете) ;

Выполняла работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня и т.д.).

Период работы

июль 2017 — август 2022   (5 лет 2 месяца)

Должность

Помощник генерального директора

Компания

АО Читаэнергосбыт

Обязанности

Контролировала исполнение выданных поручений;

- Вела документооборот (электронный и бумажный);

- Подготавливала и редактировала документы, передаваемые на подпись руководителю (проекты приказов поручений и писем, иные документы, нотариальное удостоверение документов);

- Подготавливала к передачи документацию в архив;

- Подготавливала деловые письма, служебные записки, приказы.

- Оформляла командировки руководству (покупка билетов, бронирование гостиниц)

- Обеспечивала жизнедеятельность приемной руководителя (в том числе, поддерживала порядок в кабинете) ;

- Организовывала и планировала рабочие дни руководителя (деловые встречи, переговоры, совещания, вела календарь), своевременно информировала о важных датах и событиях;

- Взаимодействовала с администрацией (сервисными службами БЦ) (заказывала пропуска), курьерским службам и службам такси;

- Организовывала телефонные переговоры посредством ВКС;

- Вела протокол совещаний;

- Выполняла работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня и т.д.);

- Материальная ответственность, финансовая отчетность;

- Координация водителей

Период работы

май 2016 — август 2016   (4 месяца)

Должность

Помощник руководителя

Компания

ООО АПЭК

Обязанности

Работала в течение трех месяцев на время декретной ставки.

- Планировала и контролировала рабочий дня Руководителя;

- Travel - поддержка (бронирование билетов, гостиниц, визовая поддержка);

- Прием/отправка внутренней и внешней корреспонденции;

- Деловая переписка с клиентами;

- Организовывала поздравления партнеров и сотрудников с праздниками (заказ и отправка подарков);

- Прием и распределение звонков;

- Координация и организация встреч посетителей;

- Поручения руководителя, так же (личного характера);

- Контроль за исполнением поручений руководителя, составление отчетности, приказов, распоряжений, договоров.

- Мониторинг закупок новостей.

Период работы

январь 2015 — апрель 2016   (1 год 4 месяца)

Должность

Помощник специального представителя президента РФ по вопросам международного сотрудничества в области Электроэнергетики

Компания

ОАО АТОММАШЭКСПОРТ

Обязанности

- Опыт работы персональным помощником первого лица;

- Вела телефонные звонки и календарь Руководителя;

- Планировала и контролировала рабочий день Руководителя;

- Координировала и организовывала встречи посетителей;

- Вела календарь праздников и дней рождения партнеров, друзей;

- Выполняла поручения руководителя, так же (личного характера);

- Travel - поддержка (бронирование билетов, гостиниц, визовая поддержка);

- Участвовала в переговорах, деловых встречах, приемах, сопровождала гостей по необходимости;

- Прием/отправка внутренней и внешней корреспонденции, организовывала курьерскую доставку;

- Просматривала и контролировала соблюдения правил оформления документов на подпись и пр.;

- Следила за питанием и заказывала еду для руководителя;

- Обеспечивала жизнедеятельность офиса;

- Подготавливала кабинет для руководителя;

- Подготовка офиса перед работой. Проверка компьютерной техники, телефонов, офисного оборудования, мебели;

- Контроль соответствия в помещениях таких санитарных норм, как освещение, вентиляция и температурный режим;

- Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации;

Координация работы водителей руководства (координация маршрутов, оповещение водителей о выходе руководства из здания, координация замещения водителей);

- Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и информации руководству (письменно или устно);

- Разработка сметы и контроль расходов, необходимых на офисные нужды;

- Координация и контроль завершения работы офиса: за выключением техники, освещения, кондиционеров, чистотой в офисе (мытая посуда, порядок на столах), закрытыми окнами и дверями;

- Контроль за порядком и качеством уборки в офисе;

Рекомендация : Генеральный директор - Садчиков Олег Владимирович : 8-903-541-76-23

Период работы

июнь 2014 — сентябрь 2014   (4 месяца)

Должность

Офис-менеджер отдела продаж

Компания

Камоцци Пневматика, ООО

Обязанности

1. Ввела клиентскую базу данных: заполняла карточки клиентов (адрес, реквизиты, контактные лица, адреса доставок и т.д.)

2. Принимала и обрабатывала заявки от клиентов, выставляла счета и коммерческие предложения.

3. Заполняла форму договоров по поручению инженеров отдела продаж для их последующего подписания. Контролировала движение договоров (подписание, отправка, регистрация, получение.)

4. Контролировала сроки изготовления и поставок оборудования.

5. Обеспечивала клиентов дополнительной информационной поддержкой (сертификаты, копии учредительных документов и т.п.).

Период работы

январь 2013 — июнь 2014   (1 год 6 месяцев)

Должность

Администратор-оператор

Компания

ГУД ВУД

Обязанности

В течение года вела отчетность работы отдела продаж, в которой фиксировала: - Факты игнорирования приема звонков; - Количество принятых первичных звонков менеджерами ОП; - Все приезды клиентов, ответственный менеджер, замечания клиентов; Проверяла территорию Компании по чек-листу в указанное время и вовремя отчитывалась непосредственно перед Руководителем (в соответствии с Регламентом проверки территории). Принимала входящие телефонные звонки в случае отсутствия операторов или в случае, если все операторы в данный момент принимали звонки (в соответствии с Регламентом приема первичных звонков). Оказывала помощь в работе другим Администраторам офиса и операторам Call- центра. Совмещала должность оператора Call-центра в случае отсутствия сотрудника, постоянно повышала и повышаю свой профессиональный уровень. Обеспечивала своевременно оформление всей предусмотренной отчетности и иной рабочей документации. В случае необходимости покинуть рабочее место, предупреждала другого Администратора о своем отсутствии с указанием времени отсутствия, чтобы он наблюдал за мониторами (клиентская парковка) и встречал клиентов. Сохраняла коммерческие тайны, поддерживала рабочие взаимоотношения внутри коллектива Компании. Выполняла служебные поручения своего непосредственного Руководителя и прямых начальников. Не консультировала клиентов по ценам и условиям покупки услуг Компании, также проявляла вежливость, приветливость и доброжелательность к Клиентам и сотрудникам Компании. В случае выполнения всех поставленных задач, осуществляла анализ звонков, составляла отчетности, самообразование, оказывала помощь менеджерам ОП по составлению документации, прошивке договоров. Предлагала в течение дня Руководству Компании чай/кофе, а также коллегам, в случае их занятости. Организовывала встречи клиентов в офисе: встречала клиентов, провожала в переговорную комнату, предлагала чай/кофе/воду/шампанское/виски/коньяк, приглашала менеджера, уточняла замечания и пожелания клиентов в течение времени, проведенного в офисе, помогала менеджеру в организации встречи с клиентами. Отвечала за запись клиентов на встречу в офисе Зеленограда (в соответствии с Регламентом записи клиентов на встречу с менеджером). Координировала работы сотрудников, обеспечивающих работу офисов, контролировала состояние с/узлов и других помещений на предмет чистоты, следила за наличием чистой посуды и отсутствием грязной. Оформляла заказ на доставку канцтоваров, продуктов питания для клиентов и сотрудников Компании. Контролировала исправность офисной техники, наличия расходных материалов в оргтехнике (заменяла картриджи, наличие бумаги в принтерах), любые другие поломки в офисе, а также обеспечивала произведения ремонтных работ по устранению неполадок силами сотрудников обслуживания офисов. Оформляла заказы на продукты питания, заказ их, распределяла, передавала документы в бухгалтерию. Несла ответственность за входящую корреспонденцию. Отвечала за сохранность документов для передачи в ОП Арбат/Зеленоград. Распределяла корреспонденцию по сотрудникам и вела учет корреспонденции. Контролировала наличие у всех менеджеров бейджиков. Контролировала порядок на рабочих местах в офисах ОП и переговорных комнатах (в соответствии с Чек - листом)

Период работы

февраль 2012 — январь 2013   (1 год)

Должность

Администратор автосалона

Компания

ТИ-РЕКС - Автомобили/запчасти/шины

Обязанности

Контролировала порядок в торговом зале (порядок в автосалоне, на стойке ресепшн, в детском уголке), наличие прайсов, журналов в клиентской зоне. Составляла график обеда менеджеров по продажам. Отслеживала очередность менеджеров по продажам. Контролировала присутствие менеджера по продажам у стойки ресепшн. Первой встречала всех посетителей а/ц перед стойкой ресепшн (планшет в руках, улыбка). Приветствовала посетителей, используя соответствующий алгоритм. Выясняла цель, с которой клиент обратился в а/ц. Выясняла источник, из которого клиент узнал о компании. Знакомилась с клиентом. Приглашала необходимого сотрудника или провожала клиента к рабочему месту сотрудника, если клиент затруднялся ответить, с кем из менеджеров по продажам он уже общался, показывала планшет, на котором представлены фотографии сотрудников. Знакомила сотрудника и клиента. Рассказывала про наличие детского уголка клиенту, пришедшему в а/ц с ребенком, рассказывала про клиентский уголок, предлагала чай/кофе клиенту в случае отсутствия свободного сотрудника. Ставила в известность о возникновении конфликтной ситуации Клиент-Сотрудник руководителя соответствующего подразделения, ставила в известность руководителя отдела продаж, если менеджер по продажам, который находится на выходном дне, не оставил информацию о запланированном визите клиента в его отсутствие другому менеджеру. Вела текущую отчетность (таблицы по учету клиентских групп, журналы регистрации пробных поездок, таблицы данных по работе менеджеров, таблица "залоги после тест-драйва"). Предоставляла текущую отчетность согласно графику.

Период работы

декабрь 2011 — декабрь 2011   (1 месяц)

Должность

Менеджер по работе с клиентами

Компания

ОАО "Сбербанк"

Обязанности

Разъездной характер работы.

Выявляла потенциальных клиентов, осуществляла анализ потребностей клиентов, их уровень и направленность.

Проводила переговоры с клиентами, знакомила покупателей с продукцией и ее потребительскими свойствами, ценами, скидками, условиями продажи.

Следила за наличием полного ассортимента продукции и демонстрационных образцов.

Привлекала клиентов к общению.

Поддерживала постоянный контакт с существующими клиентами.

Выезжала на место совершения сделки и оформляла документы на покупку товара.

Период работы

июнь 2011 — ноябрь 2011   (6 месяцев)

Должность

Оператор

Компания

Июнь 2011 - Ноябрь 2011 Синержи, ООО, г. Москва (Центральный округ, www.synergy-btl.com) - Компьютеры/оргтехника Опера

Обязанности

Исходящие звонки, вбивание информации из анкет в базу данных.

Образование

Образование

Среднее специальное

Окончание

2011 год

Учебное заведение

Коммерческо-банковский кооледж №6

Специальность

Бухгалтер

Образование

Высшее

Окончание

2015 год

Учебное заведение

Московская Финансовая Юридическая Академия

Специальность

Юрист

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый), Русский (Свободный)

Водительские права

Категория B

Командировки

Не готова к командировкам

Навыки и умения

Уверенно принимаю решения в различных ситуациях и брать на себя ответственность за их эффективность;

способна действовать в условиях недостаточности информации;

последовательно и настойчиво достигать необходимых результатов;

умею управлять собственным поведением и поведением подчиненных для достижения поставленных целей;

формировать профессиональную команду и поддерживать в ней конструктивный рабочий настрой;

работать в команде, и решать проблемы исходя из общих целей и интересов;

ставить задачи подчиненным в соответствии с их возможностями и мотивировать их на достижение;

управлять конфликтными ситуациями и конструктивно их разрешать;

создавать партнерские отношения с коллегами и добиваться согласованности в действиях;

достигать цели в деловых беседах, переговорах, на совещаниях и презентациях;

развивать собственный ум и профессиональные знания, быть гибкой и стремиться к новому.

1. Способна вести разговор

2. Способна оставаться спокойой под давлением

3. Способна изъясняться ясно и уверенно

4. Внимательна к деталям

5. Грамматика и правописание

Компьютерные навыки:

На уровне пользователя

Знание excel, word, outlook, crm, 1С, мегаплан

Портфолио