-Участие в разработке и во внедрении платформы 1С ERP электронного документооборота в Компании (Directum, 1С Документооборот) (далее - СЭД); -Разработка инструкций СЭД/ обучение работы в СЭД для пользователей, поддержка пользователей; -Организация работы по формированию бумажного и электронного архива Компании; -Разработка Типовых маршрутов по согласованию строительной/маркетинговой/хозяйственной/арендной документации (тестирование, реестр ошибок, ввод в эксплуатацию); -Согласование проектов договоров, дополнительных соглашений, приложений на основании достигнутых с контрагентом договоренностей (работа по поручениям и замещениям за Руководителей подразделений/Департаментов); -Взаимодействие с подрядными организациями, ведение деловой переписки; -Запрос и ведение учета правоустанавливающих документов контрагентов (совместно с сотрудником НСИ (Нормативно-Справочная информация) формирование и контроль данных и учредительных документов в карточке в 1С Документооборот); -Взаимодействие с внутренними отделами (бухгалтерия, юристы, финансовый отдел, менеджеры проектов) по вопросам согласования документации (внесение корректировок/замечаний, направление на повторное согласование); -Контроль своевременного согласования документации (напоминания исполнителям о просроченных заданиях, формирование ежемесячного отчета по процесса согласования в каждом департаменте; -Контроль своевременного согласования документации; -Оформление на подписание документации/передача подписанного экз. контрагенту/возврат подписанного экз.в архив Компании (бухгалтерия); -Формирование архива строительной документации (отдельный архив в подчинении Строительного департамента); -Организация и контроль регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, отправляемой и внутренней документации Компании (входящие, исходящие, внутренние документы, Договорная документация), контроль исполнения поручений; -Регистрация в СЭД новых ЮЛ контрагентов; -Сканирование полностью оформленных документов и размещение на сетевом ресурсе компании; -Организация и контроль работы Секретариата в Компании (в подчинении 2 секретаря, 2 курьера); -Замещение Руководителя Службы документационного обеспечения на время его отсутствия. |